Кто ставит подпись а журнале регистрации приказов по кадрам

Кто ставит подпись а журнале регистрации приказов по кадрам

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец


> > > К документации по личному составу организации относятся нормативные акты:С целью систематизации работы с указанными документами работодатель самостоятельно определяет количество и наименование регистрационных книг, которые ведутся в организации. Обычно их несколько, и каждая ведется согласно имеющейся номенклатуре дел. Например, в каждой организации нормативные акты о приеме и увольнении персонала ведутся раздельно, а остальные документы регистрируются по усмотрению работодателя в отдельных книгах.Порядок ведения устанавливается работодателем отдельным нормативным актом по основной деятельности, который оформляется в свободной форме и определяет:

  1. работников компании, ответственных за хранение и ведение;
  2. периоды ведения (год, 5 лет и т. д.) и место хранения.
  3. замещающих временно отсутствующих ответственных за ведение;

Срок хранения журналов составляет 75 лет.Указанные книги прошиваются, нумеруются и пломбируются.Купить журнал регистрации приказов в Санкт-Петербурге и Москве можно в канцелярском магазине или заказать в интернет-магазине по цене от 300 рублей за штуку.Обязательно ли вести его в организации, решает персонально генеральный директор.

Четких указаний в законодательстве о необходимости наличия этих книг в коммерческих организациях не существует. Однако редакция рекомендует вести как минимум четыре книги учета нормативных актов по кадрам:

  1. об увольнении.
  2. о приеме на работу;
  3. о предоставлении отпусков;
  4. о поощрении;

Это самые ходовые нормативные акты работодателя, копии которых работники запрашивают.

При том что у кадрового подразделения есть три дня на подготовку необходимых документов, когда существует четко установленный порядок хранения, их поиск идет быстрее.Вести его можно как в бумажном, так и в электронном виде. Кому как удобнее, поскольку его содержание предназначено исключительно для работников отдела кадров.Поделись, пожалуйста, ссылкойВконтактеFacebookTwitterОдноклассникиДля контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.

Согласование и регистрация приказов

Помещено в тему:

Правила по основной деятельности смотрите в предыдущей статье.

Сейчас в продолжение темы давайте рассмотрим правила согласования приказов и проведение регистрации приказов. Будет очень хорошо, если порядок согласования приказов прописан в инструкции по делопроизводству организации. Необходимо обязательно проводить согласование приказов с проставлением виз.

Проект приказа по основной деятельности должны визировать, как правило, заместитель руководителя, отвечающий за соответствующее направление деятельности организации, и начальники отделов:

  1. прочие заинтересованные – если необходимо.
  2. юридической службы,
  3. кому даются поручения – еще на стадии подготовки надо заложить рациональную систему исполнения с реалистичным сроком, чтобы в дальнейшем не вносить изменения,
  4. кто готовит приказ,
  5. главный бухгалтер – приказы по финансовым вопросам,
  6. службы делопроизводства – визирует в последнюю очередь, чтобы проверить правильность оформления приказа,

Визы можно проставлять на обороте последнего листа приказа или на . Виза обязательно должна содержать расшифровку должности, фамилию с инициалами и дату (про дату не забывать). Лучше предпочесть последний вариант согласования – на отдельном листе.

Когда приходится приказ переделывать, то визы не всегда надо повторно собирать.

В нашей организации, например, визирующие очень любят добавлять какую-нибудь мелочь от себя. Пустячок, а им приятно, но только приказ-то надо распечатывать заново.

Итак, проект приказа может визироваться с отметкой «с замечаниями».

Эти самые замечания оформляются на отдельном листе в произвольной форме. И они должны учитываться при доработке проекта приказа. В случае наличия замечаний принципиального характера, проект приказа необходимо перепечатать и согласовать вновь (собрать все подписи заново).

Так что стоит подумать какую визу труднее всего получить и начинать согласование с этого человека. Если присутствуют замечания только редакционного характера, то проект приказа переоформляют, но визы согласования не проставляют повторно.

После получения всех необходимых виз на отдельном листе согласования, на обратной (чистой) его стороне распечатывается последняя (или единственная) страница приказа. Смысл в том, чтобы подписи согласования оказались на обороте приказа после удовлетворения всех пожеланий. Так поступают в федеральных органах власти, у них там очень много визирующих.

И таким образом они уменьшают вероятность повторного визирования в процессе согласования в случае переоформления приказа (иногда неоднократного).

Когда согласование приказа завершено – время его подписывать. Приказы по основной деятельности должен подписывать только руководитель организации. Либо лицо, которому официально предоставлено такое право, например, приказом о распределении полномочий (или допускается отдельным приказом), зафиксировано в должностной инструкции.

Журнал регистрации приказов по личному составу — образец

> > 07 января 2020 Вам помогут документы и бланки: такого документа пригодится любому работодателю и может стать ценным элементом кадрового документооборота.

В чем его предназначение и где можно скачать данный документ? Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.

Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:

  1. приказы, которые служат основанием для внесения данных в основные учетные документы работников (например, трудкнижки), необходимо регистрировать.
  2. регистрация приказов нужна в случае, если срок их хранения составляет 75 лет;

У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с разд. 2.2.2 ГОСТ Р 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается некая запись о документе, которая удостоверяет факт его создания.

Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться. Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.

О том, какое место среди иных организационно-распорядительных документов занимают приказы по личному составу, читайте в материале .

Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы). Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.

К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

  1. награждении;
  2. переводе сотрудника на другую должность;
  3. совмещении сотрудника;
  4. отпуске, декрете;
  5. о приеме сотрудника на работу;
  6. увольнении сотрудника;
  7. совместительстве сотрудника;
  8. изменении Ф. И. О. работника.
  9. командировке;
  10. заработной плате;

Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

  1. Т-1

Образец книги приказов и инструкция по заполнению

355 6 сентября 2020 г. Время чтения 9 минут Может быстрее ?

Это бесплатно! Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера. Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом. Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации.

Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников. Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

  1. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.
  2. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;

На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации.

Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо. Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции.

В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность.

И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений. Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений.

С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

  • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).
  • – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;

Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов. В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

  1. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);
  2. прекращение работы (независимо от оснований увольнения)

Обязан ли специалист по кадрам вести журнал регистрации приказов по кадрам?

Ответ на вопрос: Журнал регистрации приказов по личному составу не является обязательным.

Он применяется для систематизации приказов, отслеживания дат и номеров издания, наличия копий в подразделениях организации. Поэтому, обязанность по предоставлению такого журнала инспектору на законодательном уровне не установлена.

Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Какие журналы обязательно вести в отделе кадров В ходе деятельности организации ведут различные журналы учета и регистрации, в том числе непосредственно в кадровой службе.

В целом все журналы регистрации направлены на то, чтобы вести учет и структурировать какие-либо:

  1. события (проверки на предприятии государственными ведомствами);
  2. факты (ознакомление сотрудников с локальными актами, выдача справок);
  3. документы (трудовые договоры, личные дела и т. п.).

Ведение журналов помогает при необходимости облегчить поиск нужной информации или сделать выборку для какого-либо анализа. Например, по можно быстро определить, когда в последний раз приходил инспектор из Роструда. Все журналы учета и регистрации, которые применяет кадровая служба, можно разделить:

  1. на рекомендуемые.
  2. на обязательные для ведения;

В отношении журналов, которые носят рекомендательный характер, каждая компания самостоятельно оценивает целесообразность их ведения.

Итоговое решение будет зависеть от ряда факторов: численности персонала, особенностей документооборота компании, особенностей построения трудовых отношений с сотрудниками. Очевидно, что если в организации нет материально-ответственных лиц, то ей не пригодится. Если в организации принято знакомить сотрудников с локальными актами путем подписания листа ознакомления, то ей вряд ли понадобится .

Подробнее о журналах, их назначении, об обязательности ведения и о сроках хранения см. . Из ответа «» Валентина Андреева, к. и. н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия 2.

Справочник:Журналы учета и регистрации Наименование журнала(кликните по названию, чтобы открыть готовый для заполнения документ) Обязательность ведения Форма Назначение Срок хранения Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 Для отражения данных о трудовых книжках работников и их движении 75 лет Предусмотрена Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.

№ 225 Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69 Для отражения поступлений и расходов бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организации 75 лет Не предусмотрена Произвольная Для подтверждения ознакомления работников с локальными актами организации при приеме на работу в силу требований статьи 68 Трудового кодекса РФ 5 лет Не предусмотрена Произвольная Для отражения сведений о заключенных трудовых договорах 75 лет Предусмотрена Законом от 26 декабря 2008 г.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу

» » » Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу. Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2020 году.

Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы. Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников.

В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится аудит, проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику.

Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы.

Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге. Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу.

Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления? Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации. В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала. Фиксируют трудовой путь сотрудников.
И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе. Это подтверждающий документ, доказательство.

Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам. Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (разд.

2.2.2. ГОСТ Р 51141-98). Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует. Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ. О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится.

А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 № 68.

Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: Почти все приказы по личному составу персонифицированы.

Виды приказов по личному составу: Те приказы, в соответствии с которыми назначают на должность первое лицо фирмы – это приказы по основной деятельности, а не по личному составу.

Отдельные приказы подготавливают в соответствии с унифицированной формой первичных учетных документов по учету кадров.

Они перечислены в Постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1.

Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу в 2020 году

Многие руководители предприятий задаются вопросом – обязательно ли вести журнал регистрации приказов по личному составу.

Рассмотрим, что об этом говорит законодательство России, актуальное в 2020 году. Ведение кадровых документов – важная составляющая деятельности каждой фирмы. Ведь так можно зафиксировать любое событие в трудовой жизни сотрудников.

В компаниях накапливается множество документов, которые составляются каждый день.

К ним приходится обращаться, когда проводится , проверка, или нужно представить определенные справки сотруднику. Чтобы систематизировать и оптимизировать документы, необходимо использовать специальные журналы. Все приказы и иные документы стоит регистрировать в соответствующем журнале и книге.

Один из таких документов – журнал регистрации приказов по личному составу.

Что же это за понятие, какое содержание журнала и правила оформления? Сразу скажем, что нет четких правил, которых стоит придерживаться, если вы решили завести журнал регистрации. В журнале регистрируют все приказы, что были изданы в компании и касаются разных действий в отношении персонала.

Фиксируют трудовой путь сотрудников. И если возникает необходимость, можно быстро найти определенный приказ.

Такой журнал используют при разбирательствах в судебном органе.

Это подтверждающий документ, доказательство. Регистрацией же называют запись учетной информации о документации по регламентированным образцам. Это подтверждение фактов подготовки и передачи документации (). Регистрация может придать документам юридическую силу. Пока документ не зарегистрируют, не присвоят номер, он не считается оформленным, а значит, он фактически не существует.
Такого рода регистр используют кадровые службы, чтобы осуществлять учет документации (приказов по личному составу), что определяет ряд служебных, должностных и трудовых функций подчиненных.

Необходимо вести такой журнал по таким причинам: Если срок хранения документа длительный Его нужно регистрировать Если на основании приказа нужно внести сведения в основную учетную документацию персонала Он также подлежит регистрации В отдельных компаниях действует правило регистрировать документы, и только таким образом он будет действовать. Регистрация в журнале приказа нужна, чтобы легализовать соответствующий документ.

О порядке нумерации приказов в законодательных документах ничего не говорится.

А значит, можно придерживаться Инструкции, что была утверждена . Ведение записей осуществляется в соответствии с такими документами: — Нюансы о заработке, что прописываются в приказе Оформление отпуска , , Зачисление в штат Правила издания приказа в связи с этим Правила предоставления отпусков без оплаты ст. 358 Приказа Росархива Правила ведения журнала Почти все приказы по личному составу персонифицированы.

Виды приказов по личному составу: О приеме сотрудника в компанию. О расторжении соглашения с сотрудником.

О на иную работу. О совмещении должностей.

О . О направлении сотрудника в .

О и т.

Обязательно ли вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу

Вы здесь (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде, если номера приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С? Ответ: Законодательством для некоторых кадровых журналов и книг установлено обязательное их ведение в бумажном виде.

При этом обязанность организации вести журнал регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнал учета отпусков) в бумажном виде не установлена. Следовательно, если номера соответствующих приказов присваиваются автоматически при их формировании в программе 1С, то вести такой журнал в бумажном виде необязательно.

Обоснование: Согласно п. п. 65 и 66 ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28) регистрацией является запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. На данный момент утверждены формы некоторых журналов регистрации — их ведение для организаций в бумажном виде обязательно: форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69), формы журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (утв.

Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н), форма журнала учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (утв. Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141) и др.

Между тем форма журнала регистрации кадровых приказов по личному составу (в частности, журнала учета отпусков) законодательно не утверждена.

Следовательно, работодатель сам определяет порядок регистрации таких приказов в локальном нормативном акте организации (например, Инструкции по делопроизводству), в котором можно предусмотреть в том числе и автоматизированную форму регистрации — автоматическое присвоение номеров приказам при их формировании в программе 1С.

Законодательно не установлены особенности оформления журнала, обязательные для работодателя, такие, как, например, обязанность распечатывать данный журнал по итогам определенного периода (квартала, года), заверять его подписью уполномоченных лиц и печатью организации. В связи с чем работодатель определяет порядок оформления журнала регистрации кадровых приказов по личному составу самостоятельно в локальном нормативном акте организации.

Отметим, что организации необходимо учитывать сроки хранения книг и журналов кадрового учета, которые установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Правила учета и оформления приказов по кадрам

› › › Деятельность большого рабочего коллектива должна регулироваться распорядительными документами начальства в официальной форме.

Именно посредством приказов работодатель регулирует весь рабочий процесс, перемещение, прием и увольнение кадров.СодержаниеЭто внутренний юридический организационно-правовой документ, необходимый для эффективного управления персоналом, этот документ указывает на файлы и информацию, имеющие отношение к деятельности предприятия.Особенность документа в том, что именно посредством него возможна четкая формулировка требований, распоряжений руководства, благодаря наличию приказа все трудовые взаимоотношения между руководителем и штатом упорядочены.Все приказы делаться на 3 категории:

  1. Временные приказы.
  2. Долговременного хранения;
  3. Кратковременные;

Данный документ предназначен для официального общения между коллективом и работодателем, посредством указа последний доносит до работников свои распоряжения, требования и мысли.Какие ошибки могут быть допущены при оформлении приказов по кадрам вы узнаете в этом видео:Формируется документ секретарем, работником отдела кадров и прочими сотрудниками, занимающими по совместительству должность делопроизводителя.Важно: подписывает документ исключительно руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать подобные документы.Согласно случаю издания приказа их доступно разделить на 2 вида:

  1. По деятельности предприятия.
  2. По личному составу;

При этом составлением любого вида документации занимаются кадровики или секретари, ровно, как и приказами относительно бухгалтерской деятельности.Эти документы имеют юридическое значение для обеих сторон, так что к их составлению необходимо подходить с особой тщательностью, подписывать документ обязаны обе стороны, именно подписи являются доказательством согласованных действий работодателя и работника.По сути, этот вид приказа регламентирует правоотношения сторон, указывает на обязанности работодателя и функции работника, издаваться бумага может в зависимости от случая:

  1. О переводе.

    вы узнаете, как правильно оформить приказ о переводе работника на другую работу;

  2. Выплате поощрительных сумм ().
  3. Приеме на работу;
  4. Выходе в отпуск;
  5. Увольнении;

Данный приказ в зависимости от случая его издания должен нести полную информацию:

  1. В нем необходимо изложить суть его издания – изменения, увольнения и прочее;
  2. Подписи сторон.
  3. Название предприятия и его реквизиты;
  4. ФИО участников взаимоотношений;
  5. Даты – составления и вступления распоряжения в силу;

Важно: он должен отображать всю деятельность работника, относительно которого он издан.Этот вид также относиться к документу, посредством которого происходит общение с кадрами, но при этом регулируется их деятельность, к примеру:

  1. ;
  2. Приказ на отпуск различного значения, характера, длительности;
  3. Приказ на повышение квалификации;
  4. Приказ об изменении рабочего режима – изменение количества часов, продолжительности смен и прочее.

Шпаргалка делопроизводителя

Если приказ подписан, его нужно ввести в действие и придать ему юридическую значимость.

Это делается с помощью его регистрации, после присвоения ему номера и даты.

Приказ может регистрироваться в или только в .

Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным.

Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале. Эта двойная работа делается для надежности, хотя совсем необязательна. Форма журнала не закреплена в нормативных документах, поэтому можно разработать свою и закрепить в Инструкции по делопроизводству.

НомерДата Ответственный отдел Краткое содержаниеКол-во листовКол-во листов приложений 01–01/1218.04.2016Отдел безопасностиОб обеспечении безопасности в период праздников224 01-номер отдела 01-номер дела 12-порядковый номер приказа В соответствии с каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу — 75 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет, поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах.

Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

  1. Приказ регистрируется в день его подписания. В крайнем случае — на следующий день.
  2. Приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует служба делопроизводства.
  3. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
  4. Перед регистрацией нужно проверить: есть ли подпись руководителя, собраны все визы согласования, правильно ли оформлен приказ.
  5. Нумерацию в бумажном журнале регистрации приказов нужно вести шариковой ручкой одного цвета.

Регистрация приказов должна производиться в тот же день, но часто бывает, что приказ просят зарегистрировать задним числом.

Делать это не положено, но иногда приходится идти на уступки. Например, оставлять резервные номера, точно зная, что они будут заполнены. Или, если вам приносят регистрировать приказ первым в этот день, то не будет страшно, если его зарегистрировать вчерашним днем.

Проверяйте, чтобы все графы в журнале регистрации были заполнены, пустых номеров не оставалось, приказы в деле соответствовали количеству, номеру, порядку приказов в журнале. Эти несоответствия пишутся в нарушения при проверках. Срок хранения журнала регистрации приказов по основной деятельности — постоянно.

Срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу — 75 лет. Срок хранения журнала регистрации приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

8291 Формирование журнала регистрации приказов по личному составу происходит обычно тогда, когда предприятие имеет достаточно большой штат работников.

В таких случаях вся кадровая документация подлежит обязательному учету и контролю, для чего создаются отдельные обобщающие документы в виде журналов.

ФАЙЛЫ Личный состав любой организации – это все те люди, которые работают в ней на условиях трудового договора.

При этом не имеет значения, трудится ли человек на постоянной основе или его работа носит временный, срочный или сезонный характер. Таким образом, все приказы, выпущенные в отношении этих лиц, считаются приказами по личному составу. Это могут быть приказы о

  1. отпуске,
  2. сокращении,
  3. дежурствах,
  4. трудоустройстве,
  5. материальном поощрении,
  6. переводе на другую должность и т.д.
  7. дисциплинарном взыскании,

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень.

При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации. Единственное исключение составляет руководящая «верхушка» фирмы – приказы о назначении директора и главного бухгалтера, а также иных работников, упомянутых в уставе, относятся к приказам об основной деятельности юридического лица. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно.

Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними. Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке. При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Для того, чтобы документ выполнял свою функцию, в него вносится ряд определенных сведений, в том числе дата выпуска каждого приказа, коротко – суть, ФИО работника и т.д. Кроме того, журнал должен иметь начальную дату его формирования и дату закрытия.

При этом организация имеет право самостоятельно решить, нужно ли вести отдельные журналы по каждому типу приказов или достаточно того, что все приказы будут вноситься в один журнал. Обычно обязанность по ведению журнала регистрации приказов возлагается на руководителя/специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или даже секретаря, т.е.

того работника, который отвечает за работу с документацией по личному составу предприятия. В любом случае, это должен быть сотрудник, контролирующий кадровый документооборот, а также имеющий представление о том, как правильно вести подобного рода документы.

Вы здесь:

Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов. Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию.

Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров.

К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”. Оглавление статьи

  1. 3 Ведение журнала в электронном виде
  2. 4 Образцы журналов
  3. 1 Ведение журнала регистрации
  4. 2 Требования к оформлению журнала

Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений.

По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

Например:

  1. “КМ” – приказы по командировкам работников.
  2. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
  3. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
  4. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
  5. “К” – кадровые.

Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.Требования к оформлению журнала [ads-pc-2] [ads-mob-2] Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

  1. Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
  2. Номер приказа и его дата издания.
  3. Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.).

Журнал регистрации кадровых приказов: правила заполнения

Бесплатная юридическая консультация: Вся Россия » » Содержание Журналы регистрации приказов являются очень важным элементом кадрового делопроизводства.

Именно этим журналам очень много внимания уделяют представители контролирующих органов во время проверок.

Так же от журнала во многом зависит юридическая значимость документов, так как до тех пор, пока документ не прошел регистрацию, его практически не существует. Учитывая все вышесказанное, журнал регистрации приказов играет очень большую роль. Рассмотрим его образцы и правила ведения.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. обязательные графы журнала регистрации приказов;
  2. образцы журналов регистрации приказов.
  3. правила ведения журналов регистрации приказов;
  4. что недопустимо в журналах регистрации приказов;

Журнал регистрации имеет массу плюсов. Он помогает искать, группировать информацию и хранить ее в компактном виде.

А при условии, что он правильно ведется, журнал будет прекрасным подспорьем при решении любых проблем.

На титульном листе журнала заглавными буквами должно быть указано полное название документа и дата его фактического оформления. Далее указывается название компании.

Если компания большая, то журналов может быть столько, сколько служб или отделов.

Журнал в обязательном порядке нумеруют и прошивают, а после этого скрепляют подписью главы компании и печатью.

Для дополнительной защиты от фальсификации, журнал можно опломбировать при помощи номерной пломбой. При этом номер пломбы должен быть в обязательном порядке вписан в журнал, так как без этого он не считается опломбированным. Распоряжение не может выпускаться без порядковых номеров, которые указываются в первых графах.

Для записи персональных данных используется второй столбец (указывается должность лица, которое отвечает за оформление бумаг).

В третьей графе, чаще всего, указываются номера, которые получили приказы при издании. Обозначение «ЛС» указывается для бумаг, которые связаны с личным составом, обозначение «ОД» – если бумаги касаются основной деятельности, «О» – если речь идет о документах об отпусках. В четвертом столбеце, как правило, указывают даты составления приказов.

В пятом столбеце указывают данные сотрудника, на которого составлялся приказ и его должность.

В шестом краткое содержание, а в седьмом – должна быть подпись ответственного лица. Стоит отметить, что порядок столбецов может быть другим, все зависит от того, какая форма журнала используется в компании.