Оптимизация процессов юридического отдела

Оптимизация процессов юридического отдела

Оглавление:

Структура юридического департамента крупной компании


Бесплатная консультация по телефону: +7(499)495-49-41 Содержание В современных бизнес-условиях большое значение приобретает правильная организация работы юридической службы предприятия. Построение эффективного юридического отдела должно начинаться с определения его структуры, поскольку ее правильный выбор позволяет сделать максимально прозрачным и эффективным управление юридической деятельностью в компании.Говоря о структуре юридического отдела, следует подчеркнуть, что речь пойдет о его организационной, или организационно-штатной структуре. Т.е. мы рассмотрим основные подходы к построению такой структуры, набор, иерархическую подчиненность и правила взаимоотношения между составляющими структуру элементов.Принято различать несколько типов организационных структур предприятия в целом. В частности, это могут быть такие структуры, как: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные, проектные, матричные.

При выстраивании структуры юридической службы необходимо учитывать, как минимум, наличие всех типов структур и их основные характеристики.

Руководитель юридического департамента может комбинировать положительные характеристики различных типов структур в своем подразделении в зависимости от организационной структуры всего предприятия, а также характера задач, выполняемых юристами предприятия.Представляется, что в качестве основного типа организационной структуры юридического отдела лучше всего подходит линейно-функциональная структура. В ряде случаев юридическому отделу применима дивизиональная структура управления, реже – проектная или матричная. В первом, самом распространенном на практике случае, юридическое управление состоит из структурных подразделений, объединенных определённой специализацией юристов.

Во главе каждого подразделения стоит функциональный руководитель, а руководителю юридического департамента все юристы и их функциональные руководители подчиняются линейно. Укрупненно эти группы, определяемые подцелями юридического департамента и потребности компании как внутреннего заказчика, выглядят следующим образом:

  1. Обеспечение консультационной деятельности;
  2. Обеспечение корпоративно-правовой работы;
  3. Обеспечение претензионно – исковой работы;
  4. Обеспечение налогово-правовой функции (целиком на юридический отдел, как правило, не возлагается, а распределяется между юристами, бухгалтерией и финансовой службой).
  5. Обеспечение договорно-правовой деятельности;
  6. Обеспечение представительских функций, включая взаимодействие с государственными органами в целях осуществления лицензионно-разрешительной и регистрационной деятельности;

При всех вариантах структур, которые рассмотрены в настоящей статье, единым является сосредоточение юристов и юридической функции в рамках одного структурного подразделения: отдела, департамента, службы. Вариант, когда юристы работают в других бизнес-подразделениях нам представляется неконструктивным, так как это может привести к снижению

Бизнес процессы юридического отдела

Описанный подход к организации юридической службы и организационная структура относятся к функциональному подходу организации работы.

Теперь несколько слов о проектном подходе. В чем заключается этот подход? Проектный подход или проектная организация работы юридической службы — это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи (проекта).

Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду квалифицированных сотрудников службы для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы.

Когда проект завершен, команда распускается.Отдельное внимание хотелось бы уделить вопросам обучения сотрудников юридического департамента.

Очень важным планировать затраты на постоянное обучение сотрудников и общение их с профессиональной средой.

Семинары, курсы повышения квалификации для сотрудников, которые занимаются обеспечивающей деятельностью в юридическом департаменте, и тренинги по управлению для сотрудников, которые отвечают за управление ресурсами холдинга. В то же время не менее важно так построить работу юридического департамента, чтобы создать условия для обмена информацией и опытом между сотрудниками внутри юридической службы.
Это особенно актуально, если сотрудники юридической службы находятся в территориальном отдалении друг от друга. Руководитель юридической службы может организовывать семинары, на которых сотрудники юридического департамента будут обсуждать какую-то актуальную проблему из практики или новое законодательство, судебную практику.

Этот подход позволяет не только обменяться мнениями, но и создать общую правовую позицию, формировать общие взгляды внутри юридического департамента. Это мощный командообразующий инструмент.

    Биллинг и учет рабочего времени Управление проектами (делами) Клиентов Электронный документооборот и делопроизводство по делам Клиентов Согласования документов и действий с Клиентами CRM, продажи, управление клиентской базой Поиск и привлечение Клиентов Задачи, поручения, встречи, почта Ведение юридических дел клиентов (директора, юр. адреса, участники, аффилированность)

16 Немного о компании Компания «ГЛОС»: 1.клиенто-ориентированная компания – успех и процветание партнеров имеют приоритетное значение для компании; ориентация в работе, в первую очередь, направлена на требования бизнеса партнеров; 2.активно растущая и развивающаяся компания на рынке информационных технологий – обладает знаниями и опытом в области современных информационных технологий ; 3.развивает и адаптирует передовые информационные технологии с учетом текущих и перспективных потребностей Заказчиков ; 4.партнер крупнейших мировых производителей оборудования и программного обеспечения. Одно из ключевых направлений работы компании «ГЛОС» является разработка систем электронного документооборота на платформе Lotus Notes.

Маршруты бизнес-процесса Карта бизнес-процесса

advokat-martov.ru

Определяя приоритеты в задачах, юрист будет разрываться между текущей работой и непрофильным для него, но более важным для руководства судебным делом. В конечном итоге положительный результат по судебному спору не будет, достигнут, либо будет неустойчив, вследствие чего руководитель будет вынужден обратиться к специализированным консультантам, которые целенаправленно занимаются судебными спорами и обеспечивают достижение положительного результата быстрее, качественнее и дешевле. Предпринимаемое многими компаниями увеличение штата в целях выделения узкоспециализированного подотдела по претензионно-исковой работе также не решает проблему.

Их интересует получение денег с должников или защита собственных денежных средств. Кроме того, отчетность по контрагентам может помочь руководителям бизнес-подразделений в принятии решений по работе с определенными контрагентами и снизить потери по сделкам за счет системы управления рисками и информации о надежности контрагентов (формируемая история претензий/ исков/ судебных разбирательств в разрезе контрагентов и соответствующая аналитика).

Бизнес-подразделениям в общем случае необходима возможность запуска процесса претензионно-исковой работы, а также получение отчетности. Корпоративные юристы являются основным звеном, на которое ложится все бремя обеспечения юридической защиты компании. Соответственно, у юристов должны быть инструменты, для того чтобы они могли эффективно выполнять свою работу.

ПИР в организации и т.д. При этом такие данные желательно начинать собирать и накапливать еще до начала непосредственного внедрения системы.

  1. Важно обеспечить удобство работы для пользователей – все документы, поручения, согласования, отчеты и т.д., имеющие отношение к конкретному спору, должны быть доступны из одного окна, желательно из личного кабинета, не более чем в 1-2 клика мышкой.
  2. Использование почтового клиента для рассылки уведомлений и напоминаний делает решение удобным для пользователей.
  3. Шаблоны документов и генерация новых документов по шаблонам существенно упростит жизнь юристам и снизит количество ошибок.
  4. Необходимо оставить возможность подготовки (выгрузки) отчетов в формате XLS для дальнейшей их доработки на случай необходимости оперативного формирования специфических отчетов.

Внимание Когда проект завершен, команда распускается.

В смысле организации работы юридической службы проектный подход важен и интересен тем, что при этом подходе работа юристов концентрируется на конечном результате от реализации проекта. То есть не на проверке документов, а на оценке юридических рисков всего проекта и разработке или проверке документов, касающихся всего проекта. Безусловно, принятие бизнес-решения всегда за первым лицом компании,

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия?

При таком подходе юрист не может сказать, что он документ подготовил в соответствии с действующим законодательством, и не его проблема, что в рамках всего проекта есть юридические риски, которые могут ухудшить экономику всего проекта.
| Журнал «Группа компаний»

МСК СПб > > > 29 декабря 2015 Автор статьи: Алексей Чернышев – эксперт компании Digital Design.

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия? Работа по обеспечению выполнения договорных обязательств компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы. Если в договорной работе юристы уже давно освоили системы электронного документооборота, то с ведением претензионно-исковой деятельности есть сложности.
Алексей Чернышев, эксперт компании Digital Design. Представим такую ситуацию: от контрагента приходит исковое заявление в Компанию.

Высшее руководство Компании вызывает руководителя юридического департамента и поручает немедленно разобраться с ситуацией. Цена вопроса – репутация Компании и немалые денежные средства.

Руководитель сопоставляет сроки подачи документов и сроки проведения судебных заседаний, и анализирует загрузку своих сотрудников, чтобы назначить ответственного по этому делу. Через некоторое время, когда руководителю удается выяснить статус текущих и плановых задач, по всем своим сотрудникам, назначается ответственный юрист.

Он, в свою очередь, начинает искать информацию по спору: договор и дополнительные соглашения – в договорном отделе, первичные документы – в бухгалтерии, официальную переписку – в канцелярии и архиве, неофициальную – в бизнес-подразделениях. В процессе выясняется, что части документов у Компании уже нет, предмет договора специфичен и неясен – требуется привлечение ответственного от бизнеса для подготовки мотивированного ответа.
В бизнес-подразделении уже нет сотрудников, которые отвечали за исполнение договора, из которого возник спор, при этом ответственный от бизнес-подразделения, которому поручен сбор информации и подготовка ответа на претензии не понимает, что именно и в какие сроки он должен сделать, а его руководство не понимает, почему их сотрудник вообще занимается этой работой.

Самое интересное, что все помнят, что пару лет назад компания уже выиграла подобный спор, но, к сожалению, юрист, который вел это дело, давно уволился, не оставив после себя ничего кроме хороших воспоминаний, и полного комплекта документов уже не собрать. В итоге компания выходит на судебное заседание, не имея полноценного набора документов, аргументов и фактов, и, при всем профессионализме юристов, от полного проигрыша ее спасает только тот факт, что у второй стороны дела обстоят, в общем-то, ровно также. Знакомая ситуация? Почему так происходит?

На самом деле, корпоративные юристы занимаются большим спектром дел и претензионно-исковая работа – это лишь один из аспектов их деятельности (если только это не юристы, специально выделенные для решения таких вопросов).

И многие из этих вопросов очень важны. Другое дело, что претензионно-исковая работа – одно из самых критичных для бизнеса направлений деятельности, особенно в текущей ситуации. Традиционно, в периоды кризисных явлений в экономике, в корпоративном секторе фиксируется

Оптимизация процессов юридического отдела

Однако в большинстве современных организаций юрист уже не выполняет, как это было еще несколько лет назад, только функцию консультанта.

Юрист в современном бизнесе играет роль партнера и управленца, который отвечает за ту часть стратегии конкуренции, которая включает в себя экономическую безопасность, информационную безопасность, лоббирование интересов компании. В условиях глобализации все больше компаний объединяются либо развиваются в различные холдинговые структуры, в связи с чем задачи корпоративного юриста значительно усложняются, поскольку в этом случае юрист имеет дело с разной степени самостоятельности несколькими бизнес — единицами.

Компания Deltek Maconomy оптимизировала бизнес- процессы юридического отдела крупной страховой компании Решение было успешно внедрено в их штаб-квартире в Стокгольме. Очень важным планировать затраты на постоянное обучение сотрудников и общение их с профессиональной средой. Семинары, курсы повышения квалификации для сотрудников, которые занимаются обеспечивающей деятельностью в юридическом департаменте, и тренинги по управлению для сотрудников, которые отвечают за управление ресурсами холдинга.

В то же время не менее важно так построить работу юридического департамента, чтобы создать условия для обмена информацией и опытом между сотрудниками внутри юридической службы.

Это особенно актуально, если сотрудники юридической службы находятся в территориальном отдалении друг от друга.

Руководитель юридической службы может организовывать семинары, на которых сотрудники юридического департамента будут обсуждать какую-то актуальную проблему из практики или новое законодательство, судебную практику. Содержание: 15 Инфо Май 2013 14:04 Вопрос эффективной организации работы юридической службы заслуживает своего внимания, так как роль юридической службы в компании в реалиях современного бизнес-процесса неуклонно растет.

Этому способствует ряд факторов, в том числе и финансовый кризис, который вынудил собственников компании более внимательно относиться к расходам в своей организации.

Как известно, услуги юридических фирм обходятся дорого. Поэтому собственнику компании интереснее, в том числе и в экономическом смысле, организовать или усилить внутри компании собственную юридическую службу, которая будет выполнять поставленные перед ней задачи, нежели тратить солидные денежные отчисления на услуги юридической фирмы, не всегда отвечающие на 100% ожиданиям заказчика.

Таким образом, соединяя функциональный и проектный подходы в организации работы юридической службы, достигается основная цель создания службы в компании, а именно оказать правовую поддержку в коммерческой деятельности компании и упредить события, несущие негативные последствия для бизнеса компании и для компании в целом.

Создание юридической службы оформляется документально в соответствии с порядком, установленным уставом и локальными нормативными актами организации. Внимание Уполномоченный орган организации (исполнительный орган)

Юридический департамент в кризис: как работать лучше, когда ресурсов меньше

Фото с сайта www.beseda.dp.ua Как оптимизировать работу правовых отделов во время кризиса? На этот вопрос ответили их руководители на «Форуме руководителей юридических департаментов» журнала Legal Insight.

Топ-менеджеры поделились простыми способами сэкономить деньги и время – например, решить, от какой работы нужно отказаться, доверить подчиненным самим оптимизироать свою работу и мотивировать их без дополнительных затрат, при этом увеличивая производительность. В кризис компании выживают, а не развиваются – это констатировала Людмила Гречаник, партнер Deloitte, на сессии

«Стратегия юридического департамента в период кризиса»

.

Дейстивтельно, рынок показывает, что жить хуже стали все, и юристы – не исключение.

Одна из их главных задач, которая легла на плечи руководителей юридических департаментов – это стандартизация и автоматизация рутинных процессов в условиях нехватки кадров.

Светлана Гербель, руководитель юрдепартамента Siemens поделилась, какую оптимизацию провела со своими подчиненными: Мы проанализировали свою работу, поняли, что делаем слишком много, и сократили список обязанностей. Например, мы не проверяем договоры дешевле определенной цены или циркуляры из штаб-квартиры.

Но, конечно, теперь мы объясняем бизнесу, почему мы этого не делаем.

Например, так: юрист дорого стоит и должен работать над тем, в чем он очень хорош. Я могу и окно помыть, но будет ли в этом смысл? Тему продолжила Татьяна Одабашян, директор по правовым вопросам и комплаенсу компании Heineken. По ее словам, показатели пивоваренной компании падают уже пятый год, и юристам необходимо делать больше при тех же ресурсах.
По ее словам, много времени у юристов занимали консультации сотрудников по простейшим вопросам – например, по срокам действии доверенности. Избавиться от низкоквалифицированной работы помогли стандартизация, обучение и автоматизация: для сотрудников провели очные курсы и видеоуроки.

А для регулярно повторяющихся вопросов юрдепартамент разработал стандартные формы:

«В чем-то мы можем вовсе не участвовать – отдаем формы отделам, которые занимаются бизнесом,»

– поделилась Одабашян. Автоматизация юридической работы в Heineken предполагала создание баз данных: доверенностей, недвижимости, локальных актов, судебных дел.

Теперь менеджеры, желающие подать заявление в суд, загружают в базу документы, а корпоративные юристы изучают их и оценивают перспектива исков. В освободившееся время юристы предлагают для бизнеса готовые решения. – Тогда кто же юрист сейчас – консультант для бизнеса или помощник?

– спросила модератор обсуждения Анна Волкова, бывший руководитель юридического департамента в «Агентстве по ипотечному жилищному кредитованию». – Это менеджер со знанием права, – с улыбкой ответила Одабашян.

По ее мнению, юрист должен не консультировать на предмет соответствия законодательству, а отвечать на вопрос, что делать. Самоаудит и проверенные временем источники Руслан Ибрагимов, член правления

Бизнес процессы юридического отдела

29.07.2020 Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Анна Шумская и другие эксперты — о юридических рисках и юридических задачах бизнеса. Нанимать ли юриста в штат или предпочесть аутсорсинг? В ряде случаев функции юридической службы корпорации может выполнять адвокат, берущий данную корпорацию на обслуживание по договору.

Современное налоговое законодательство достаточно сложно для понимания человека, далекого от юриспруденции. Содержание: Прочие задачи и функции Подразделение ведет первичную документацию по исполняемым бизнес-процессам и процедурам согласно их регламентам и нормативным документам, регламентирующим внутрифирменный учет. 4. Взаимодействие с другими подразделениями и внешней средой 4.1.

Методология и программные продукты по описанию, анализу, оптимизации и автоматизации деятельности компании, разработанные немецкой компанией IDS Scheer. Несовершенная бизнес-логика процессов и несоответствие реальным требованиям.

Довольно часто бывает, что бизнес-процесс выполняется по устаревшим правилам и схемам, которые давно не соответствуют требованиям современного бизнеса и клиентов. Иногда бывает, что для бизнес-процесса можно сделать альтернативную бизнес-логику, которая будет более эффективной. Довольно часто объем полученной информации при интервью намного меньше того объема информации, который необходим для качественного описания бизнес-процесса.

В таких случаях приходится проектировать (создавать с нуля) элементы процесса. Создание подобных баз документов, помимо основной своей функции (облегчение работы и, как следствие, повышение скорости ее выполнения) позволит компании не зависеть от смены персонала. Основы построения юридических служб закреплены в общем положении o юридическом отделе (бюро), главном (старшем) юрисконсульте министерства, ведомства, местных органов власти, предприятия, организации, учреждения.

Результатом таких действий будет получение системных ошибок деятельности, которые могут быть фатальными. Второй вариант: полная детализация.

Выполняется, когда важно знать тонкости исполнения каждой функции.

Это обычно делается для тех процессов, где очень много нюансов, альтернатив. В настоящее время правовая неопределенность относительно ответственности участников холдинга зачастую приводят к ситуации, когда система владения активами и управления в холдинге не совпадают.

И далее, когда нераскрыты и неясны связи внутри холдинга, возникает немало казусов в сфере корпоративного управления активами. Также необходимо понимать, что время решения наиболее сложных юридических проблем путем привлечения «административного ресурса» или других не совсем или вовсе не правовых норм и правил, уходит. По ее мнению, начинающий предприниматель, решая создать собственное дело, в идеале, должен обдумать и принять решение по целому ряду вопросов, от которых будет зависеть будущее и жизнеспособность его детища.

Бизнес-Процессы Юридического Отдела

» Автор Дарья На чтение 14 мин.

Просмотров 1 Опубликовано 15/08/2020 Сбалансированная система показателей – это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.

  1. в ходе упорядочивания информационных потоков и внедрения Документационного Обеспечения Управления;
  2. при угрозе потери конкурентного преимущества;
  3. перед внедрением или модификацией информационных технологий в ходе комплексной оптимизации оргструктуры.
  4. при низкой эффективности отдельных направлений деятельности компании;
  5. при высоких темпах роста, приводящих к снижению потребительского качества производимой продукции;

Они показали, как заставить работать сформированную стратегию, и какие изменения приоритетов в менеджменте надо для этого осуществить, и, в частности, как привести в стратегическое соответствие целям бизнес-процессов нематериальные активы — человеческие, информационные и организационные, связав направления обучения и карьерного роста персонала с целями внутренних бизнес-процессов.Слова «сбалансированные показатели» означают, что при расчетах степени достижения целей учитывается удельный вес показателей и обеспечивается согласованность и баланс индивидуальных, организационных и межфункциональных видов деятельности.И далее, когда нераскрыты и неясны связи внутри холдинга, возникает немало казусов в сфере корпоративного управления активами.

Соответственно в таком случае «сквозное» управление холдингом невозможно, а управление любой функцией, в том числе юридической, осуществляется в «ручном режиме». В основном роль юридической службы определяется исходя из функционального подхода к организации предприятия.Решение было успешно внедрено в их штаб-квартире в Стокгольме. Lansforsakringar Group является одной из ведущих банковских и страховых компаний в Швеции.

Численность персонала достигает 5800 сотрудников в 140 офисах на территории Швеции, а число клиентов превышает 3 миллиона.

Решение Deltek Maconomy для юридических компаний состоит из интегрированных модулей, которые позволяют автоматизировать процессы управления отношениями с клиентами, регистрации времени юристов, планирования ресурсов, анализа и подготовки отчетности по проектам.Впрочем, чтобы юридический отдел мог успешно осуществлять функцию надзора и контроля, необходимо решить вопрос о подчинении указанного подразделения (т.е.

его главы), предоставив ему относительную независимость.Именно юристы занимаются на предприятии договорной работой. Однако это не означает, что составление стандартных договоров не может быть передано в другие отделы, что происходит, как правило, из соображения экономии средств или времени на прохождение документа. Юристы нужны, а часто незаменимы, при структурировании сделок, ведении проектной работы и на переговорах.При внесении изменений в деятельность компании руководитель вынужден балансировать между двумя крайностями.

Бизнес Процесс Юридического Отдела

» Автор Дарья На чтение 10 мин. Просмотров 3 Опубликовано 15/08/2020 Например, если говорить о показателях судебного юриста, то далеко не всегда результат судебного процесса объективно зависит от самого юриста (это и характер спора, и судебная практика, и позиция конкретного судьи, и активность дугой стороны в споре и пр.).Например, менеджер отдела по работе с поставщиками расскажет, что он управляет несколькими бизнес-процессами: первичная оценка поставщиков, согласование условий контрактов с поставщиками, управление поставками, повторная оценка поставщиков.В условиях глобализации все больше компаний объединяются либо развиваются в различные холдинговые структуры, расширяют штат сотрудников, создавая свежие вакансии от прямых работодателей, в связи с чем задачи корпоративного юриста значительно усложняются, поскольку в этом случае юрист имеет дело с разной степени самостоятельности несколькими бизнес — единицами. В связи с этим роль корпоративного юриста холдинговой структуры заключается в том, чтобы построить процесс юридического сопровождения как бизнес – единиц, так и холдинга в целом, таким образом, чтобы сохранить эффект синергии холдинга.кПосмотрев на эту первую цель, мы увидим, что она направлена на обеспечение деятельности компании, то есть реализуется по запросу, по потребности.

Понятно, что любой юрист в повседневной деятельности занимается и регистрацией, и представлением интересов, и составлением договоров. Но в этом случае юрист является исполнителем запроса другого подразделения.

Юрист получает информацию о необходимости выполнить запрос от другого лица, сотрудника другого подразделения. То есть в случае, когда юрист реализует цель обеспечение текущей деятельности, он это делает не по собственному соображению, а так, как того хочет его внутренний заказчик. Именно внутренние заказчики, коими являются другие подразделения компаний, и определяют, в каком виде, форме и объеме им необходимо юридическое обеспечение.И снова здравствуйте!

В предыдущей части цикла были введены основные понятия процесса. В этой части мы рассмотрим, чем отличаются друг от друга процессы и бизнес-процессы в организации.Проводя интервью с менеджером бизнес-процесса, бизнес-аналитик может узнать, какой результат должен быть получен на выходе бизнес-процесса, какие сотрудники задействованы в бизнес-процессе, какие функции (работы) и в какой последовательности они при этом делают.

Более подробное описание будет включать информацию о том, кто является потребителями результатов процесса, кто поставляет входы процесса, какие ресурсы используются для исполнения бизнес-процесса и как менеджер управляет бизнес-процессом.Для правильной организации юридической службы и получения от нее максимальной отдачи руководителям компании в первую очередь следует решить вопрос подчинения и независимости юридического отдела, на чем, со своей стороны, должен настаивать и глава данного отдела.Однако мы хотели бы поделиться опытом, полученным в результате почти десятилетней работы в инвестиционно-банковской сфере.

Оптимизация работы с помощью облачных систем автоматизации юридических процессов

Содержание статьи: План действийУправление процессамиИдеальная системаПочему облако?Как облако упрощает инновации в юридических процессахВыводы Юридические фирмы постоянно испытывают давление. Так было всегда, но последние несколько лет скорость изменений во всех аспектах индустрии резко возросла. Фирмы с ясными коммерческими целями и продуманной стратегией их достижения — процветают.

Остальные находятся в затруднительном положении.

Сегодня, как никогда в истории юридического дела, важно иметь продуманный план развития бизнеса и использовать лучшие современные технологии.

Благодаря стратегическому использованию технологий многие юридические фирмы уже добились конкурентного преимущества, выросли или снизили операционные затраты.

При правильном подходе инновации возможны:

  1. в автоматизации управления задачами и процессами,
  2. в самом процессе оказания правовых услуг,
  3. в организации работы с новыми клиентами,
  4. в процессе специализации практики и в учете рекомендаций.

Данная статья сфокусирована на том, как облачные системы автоматизации юридических процессов помогают приблизить работу фирмы к совершенству и достичь поставленных целей. План действийСоздание отдела по внедрению инноваций Многим фирмам не хватает фокуса на операционной деятельности или даже отдельной группы, которая бы занималась в фирме внедрением инноваций в области юридических технологий. Если в вашей фирме все обстоит именно так — задумайтесь об организации работы в этом направлении.

Ключ к успеху здесь — ясно задокументированная и утвержденная стратегия ведения бизнеса и перспективный план ее воплощения, который регулярно пересматривается и корректируется. Установление контакта Необходим открытый, детальный и вдумчивый диалог между ключевыми заинтересованными сторонами, отделом информационных технологий и конечными пользователями.

Определение целей Глобальные цели фирмы должны совмещать в себе цели по различным направлениям юридической деятельности внутри нее. Целью не всегда должен быть рост.

Возможно, в некоторых направлениях лучше сохранить текущий объем и сфокусироваться на автоматизации, чтобы повысить эффективность работы, снизить затраты и сохранить при этом нынешний уровень качества предоставляемых услуг. По другим направлениям, где наблюдается высокая конкуренция, целью может быть первое место в этой области за счет внедрения инновационных услуг, повышения качества или скорости выполнения работ.

В тех направления, где есть возможности для роста, можно сфокусироваться на привлечении новых клиентов с помощью маркетинга, на автоматизации начала работы с новыми клиентами, на предварительной оценке дел и назначении персонала в зависимости от имеющихся навыков — все это позволит достичь поставленных целей и вырасти на динамичном рынке. Управление процессами — основа любых инноваций в юридическом бизнесе Все по-настоящему инновационные системы автоматизации юридической деятельности организованы вокруг юридических процессов.

Как автоматизация работы юридического департамента влияет на оптимизацию целого предприятия?

Работа по обеспечению выполнения договорных обязательств компании складывается из двух основных составляющих: договорной и претензионно-исковой работы.

Если в договорной работе юристы уже давно освоили системы электронного документооборота, то с ведением претензионно-исковой деятельности есть сложности. Алексей Чернышев, эксперт компании Digital Design. Представим такую ситуацию: от контрагента приходит исковое заявление в Компанию.

Высшее руководство Компании вызывает руководителя юридического департамента и поручает немедленно разобраться с ситуацией. Цена вопроса — репутация Компании и немалые денежные средства. Руководитель сопоставляет сроки подачи документов и сроки проведения судебных заседаний, и анализирует загрузку своих сотрудников, чтобы назначить ответственного по этому делу.

Через некоторое время, когда руководителю удается выяснить статус текущих и плановых задач, по всем своим сотрудникам, назначается ответственный юрист. Он, в свою очередь, начинает искать информацию по спору: договор и дополнительные соглашения — в договорном отделе, первичные документы — в бухгалтерии, официальную переписку – в канцелярии и архиве, неофициальную – в бизнес-подразделениях.

В процессе выясняется, что части документов у Компании уже нет, предмет договора специфичен и неясен — требуется привлечение ответственного от бизнеса для подготовки мотивированного ответа. В бизнес-подразделении уже нет сотрудников, которые отвечали за исполнение договора, из которого возник спор, при этом ответственный от бизнес-подразделения, которому поручен сбор информации и подготовка ответа на претензии не понимает, что именно и в какие сроки он должен сделать, а его руководство не понимает, почему их сотрудник вообще занимается этой работой.

Самое интересное, что все помнят, что пару лет назад компания уже выиграла подобный спор, но, к сожалению, юрист, который вел это дело, давно уволился, не оставив после себя ничего кроме хороших воспоминаний, и полного комплекта документов уже не собрать. В итоге компания выходит на судебное заседание, не имея полноценного набора документов, аргументов и фактов, и, при всем профессионализме юристов, от полного проигрыша ее спасает только тот факт, что у второй стороны дела обстоят, в общем-то, ровно также. Знакомая ситуация? Почему так происходит?

На самом деле, корпоративные юристы занимаются большим спектром дел и претензионно-исковая работа – это лишь один из аспектов их деятельности (если только это не юристы, специально выделенные для решения таких вопросов). И многие из этих вопросов очень важны. Другое дело, что претензионно-исковая работа – одно из самых критичных для бизнеса направлений деятельности, особенно в текущей ситуации.

Традиционно, в периоды кризисных явлений в экономике, в корпоративном секторе фиксируется значительное увеличение количества арбитражных дел, в том числе значительный рост количества дел о банкротствах. Деньги компаниям нужны любой ценой, и объем претензионно-исковой работы значительно возрастает: либо компании необходимо получить деньги от контрагентов, либо сохранить свои.

Правовой журнал «Legal Insight»

Поделитесь:Сегодня мы начинаем разговор о том, как измерить эффективность юридической функции, можно ли оцифровать работу юристов и как в этом может помочь бенчмаркинг.

Наш собеседник — Яна Золоева, управляющий партнер юридической фирмы PwC Legal, в течение последних 10 лет руководила реализацией крупных проектов по анализу и повышению эффективности юридической функции в крупнейших отечественных компаниях.

Как возникла идея проведения исследования «Бенчмаркинг юридической функции»?

Почему Ваша команда взялась за ее реализацию? В 2015 г. компания PwC действительно впервые в России будет проводить исследование «Бенчмаркинг юридической функции».

В течение многих лет наша компания успешно реализует подобные исследования в России и за рубежом в отношении других функций (например, исследование эффективности систем управления персоналом в России мы проводим уже около 10 лет, а в мире — 20 лет).

Идея проведения такого исследования именно в отношении юридической функции возникла в ходе реализации одного из наших последних проектов по оценке эффективности юридической функции крупнейшей российской группы компаний.

В рамках работы на этом и других аналогичных проектах мы всегда сталкивались с дефицитом информации (в том числе, с отсутствием детализированных сведений) о юридических департаментах российских компаний. Например, при анализе численности и бюджета юридического департамента целесообразно сравнивать эти показатели с аналогичными показателями других компаний.

При таком анализе нужно учитывать ряд дополнительных факторов, в частности: размер затрат на внешних консультантов, количество компаний, сопровождаемых юристами холдинга (например, юристы главного офиса часто сопровождают деятельность дочерних обществ) и т. д. Такой детальной информации, к сожалению, на рынке недостаточно. В связи с этим, с учетом четкого понимания нами потребности руководителей юридических департаментов в информации, необходимой для оценки эффективности юридической функции, а также методологии проведения подобных исследований, мы приняли решение о запуске исследования «Бенчмаркинг юридической функции».

Проведение данного исследования поможет руководителям юридических департаментов (самостоятельно или с привлечением консультантов) более детально оценить эффективность своих департаментов и при необходимости принять ключевые решения в отношении их структуры и дальнейшего развития. Результаты исследования станут для руководителей юридических департаментов дополнительными аргументами (предоставят возможность ссылаться на данные рынка) в обсуждении с бизнес-лидерами актуальных преобразований юридического департамента компании и юридической функции группы компаний в целом.

Мы надеемся, что наше исследование заинтересует руководителей юридических департаментов и они примут в нем участие. Как известно, экономический кризис оказывает огромное влияние на российские компании, а значит, и на их юридические службы.